Как правильно закупать строительные материалы на объект?

Если вы работаете в строительной отрасли, то так или иначе имеете дело с заказами на поставку. Заказы на покупку (ЗП) — это жизненно важный метод обеспечения проекта для того, чтобы он оставался в рамках бюджета. В строительстве необходимо четкое понимание того, как работает такая закупка и как их правильно выполнять.

Что такое заказ на закупку строительных материалов?

Заказ на поставку — это документ, подтверждающий заказ компании на строительные материалы, отправленный от покупателя поставщику материалов или арендатору оборудования. Когда заказ на поставку принимается, между двумя сторонами формируется юридический договор и устанавливаются основные условия между сторонами, где прописываются: цена, условия оплаты и время выполнения. Заказ на поставку может сопровождаться письменным контрактом, который дополнительно разъясняет отношения и ожидания от соглашения.

Как оформляются заказы на закупку в строительстве?

По нашему опыту это всегда происходит по-разному. Для небольших объемов заказ на поставку может быть отправлен непосредственно поставщику. В этих случаях сторона, отправляющая заказ, обычно является конечным потребителем.

Для более крупных работ или заказов покупка может начинаться с заявки. Каждый раз, когда менеджеру проекта, подрядчику или субподрядчику нужны строительные материалы на стройплощадке, они отправляют заявку на покупку в свой отдел закупок. Обычно заявка на покупку выступает в виде разрешения сделать заказ на покупку. Как только заявка будет одобрена отделом закупок, они сгенерируют заказ на поставку для отправки поставщику.

В любом случае заказы на поставку создаются по необходимости. Одной стороне что-то нужно, они просят купить это у поставщика на определенных условиях, а затем поставщик либо соглашается, либо не соглашается или делает встречное предложение.

Что надо включить в заказ на закупку строительных материалов?

Хорошо составленный заказ на поставку — это баланс. С одной стороны, он должен содержать достаточно подробную информацию, чтобы гарантировать, что вы получите то, что заказали. С другой стороны, заказы на покупку должны быть простыми, стандартизованными и оптимизированными.

Вот несколько наиболее важных вещей, которые следует включить:

1. Описание продукта или материалов;
2. Количество;
3. Цена;
4. Условия оплаты;
5. Способ и даты отгрузки;
6. Номер заказа.

Можно добавить любую другую информацию. Как мы уже сказали: это баланс.

Имейте в виду, что как только заказ на покупку будет отправлен и принят, он становится юридически обязательным контрактом. Не отправляйте заказ на покупку, если он не был тщательно проверен. В противном случае нужные материалы могут быть доставлены в неподходящее время, неправильные материалы могут быть доставлены в нужное время или окончательный счет может стать неожиданностью.

Заказы на закупку — это то же самое, что и счета-фактуры?

Одним словом — нет. Фактически, заказы на поставку и счета-фактуры как бы зеркально отражают друг друга.

Заказы на покупку составляются и отправляются покупателями, что указывает на запрос на покупку. И наоборот, счет-фактура отправляется продавцом после доставки материалов. В счетах будут указаны условия и сроки оплаты, если оплата еще не была произведена. Оба документа имеют обязательную юридическую силу и содержат аналогичную информацию, но не стоит путать эту терминологию.

В заказах на покупку подробно описаны условия контракта на продажу, а в счетах-фактурах подтверждается транзакция.

Заказы на закупку — это то же самое, что и контракты?

На этот вопрос сложно ответить простым «да» или «нет».

Когда заказ на поставку отправлен и принят, он становится юридически обязательным контрактом. Так что в этом смысле можно согласиться с тем, что заказ на поставку — это контракт. Однако, фактический контракт будет гораздо более подробным, чем заказ на поставку. Поэтому, когда выполняется сложная транзакция или, когда может потребоваться несколько заказов на покупку, также было бы полезно подписать ещё и контракт.

Преимущества использования заказов на закупку строительных работ

Заказы на покупку — отличный способ предоставить записи о договорах купли-продажи на случай, если позже возникнет спорная ситуация. Рассматривайте заказы на покупку как письменный след из панировочных сухарей. Допустим, идет доставка, а материалы не соответствуют заказанным или не соответствуют желаемым спецификациям. Без заказа на покупку, на который можно было бы обратиться в качестве справки, невозможно сказать, где все пошло не так. Имея четкий заказ на поставку, легко показать, где была допущена ошибка.

В зависимости от размера вашего проекта могут быть сотни различных заказов на покупку от разных поставщиков. Имея четко детализированные заказы на закупку, подрядчики и субподрядчики не только предоставляют подробные инструкции своим поставщикам, но и предоставляют надежные средства аудита, если что-то пойдет не так.

Ведение организованной документации по каждой покупке также может снизить вероятность дублирования заказов. Возможность консолидировать всю информацию о закупках позволяет лучше отслеживать платежи и расходы, что приводит к завершению проектов в рамках бюджета и графика.

Проблема бумажной работы

Одна из самых больших проблем, с которыми сталкивается руководство строительными проектами, — это ураган бумажной работы. Сбор и систематизация всего, начиная от уведомлений, платежных приложений, освобождения от залога, приказов на изменение и так далее, список можно продолжать и продолжать. Добавление заказов на покупку в ваш, казалось бы, бесконечный поток документов может раздражать, если не сказать больше.

К счастью, мы живем в эпоху цифровых технологий, и есть несколько различных программных средств для управления вашими заказами на покупку в Интернете. Некоторые из ведущих программных опций могут создавать заказы на закупку, записывать утверждения и отслеживать, когда материалы были доставлены и оплачены в полном объеме. Это не только усиливает надзор, но и устраняет проблему их эффективной организации. Кроме того, вы можете помочь окружающей среде, сократив количество бумажных отходов. К примеру, можно использовать Knowify, BuilderTrend или Esub.

Практически каждый сотрудник в строительной отрасли в той или иной форме использует заказы на поставку. Поддержание простой и организованной системы заказов на строительные работы может помочь повысить как эффективность, так и прибыль. В следующий раз, когда вы будете оформлять или получать заказ на покупку строительных материалов, внимательно изучите его. Убедитесь, что в нем имеется достаточно деталей, чтобы и вы, и ваш поставщик имели четкое представление о вашем соглашении. Небольшие дополнительные усилия, потраченные на заказы на покупку, могут сэкономить ваше время, деньги и сэкономить головные боли.

Если у вас есть потребность в оформлении любой сопроводительной документации, обращайтесь в строительную компанию «КОМФСТРОЙ». Мы оказываем помощь в оформлении любой сопроводительной документации, а также проводим любые другие работы в области проектирования и строительства зданий. Задать любые вопросы или отправить заявку вы можете через форму обратной связи.